كيف تنجح اجتماعات العمل؟

يعد اجتماع فريق العمل فرصة حقيقية للتغيير والسير نحو الاتجاهات الصحيحة في المشروع، في هذه الدقائق القصيرة تتم تقوية علاقة الفريق، وتسهيل الانسجام في قضايا مشتركة، وتعزيز دورهم في صناعة القرارات، فكيف تصبح اجتماعاتنا فعالة وذات جدوى؟  

اختيار قاعة الاجتماع المناسبة:

تحديد عدد الأفراد داخل قاعة الاجتماع مهم جداً، لأن المساحات الضيقة غير مريحة، والمساحات الواسعة جداً ستشتت انتباه الفريق ولن تساعد في جذب اهتمامهم. كذلك تتدخل إضاءة المكان والتكييف ووجود وسائل العرض والصوتيات في تسهيل مجريات الاجتماع.

تحديد أهداف الاجتماع:

احذر من الاجتماعات العشوائية، وحاول أن يحصل كل مشارك بالاجتماع على أهداف الاجتماع، وذلك للاستعداد لتوجيه الأفكار نحو هدف واحد، ولضمان الخروج بحلول عملية ومركزة لتحقيق هذه الأهداف.

توضيح مسار الأفكار:

في نقطة ما، سيصل الاجتماع إلى لحظة من تشابك الأفكار وكثرتها، هنا يلزم قائد الاجتماع أن يوضح مسار كل فكرة تم طرحها، (أفكار مستبعدة، أفكار قيد الدراسة، وأفكار تتجه نحو التنفيذ لبلوغها الهدف)، من المهم أن يعرف كل شخص مسار فكرته قبل الخروج من الاجتماع!

التشجيع على التفاعل:

قائد الاجتماع هو المحرّك لسير الاجتماع وتدفق الأفكار واسترسالها، من المهم أن يضع في اعتباره بعض الاستراتيجيات السهلة والبسيطة لتحفيز المشاركين على التفاعل. وهنا قد يبتكر نموذجاً ترويحياً على شكل لعبة تفاعلية لتحفيز الجميع على المشاركة بدون توجيه مباشر.

صناعة دور لكل مشارك:

من الجيد أن يدخل كل مشارك للاجتماع وهو يعرف دوره، وتختلف الأدوار بحسب وظيفة المشارك، وربما يمنح أحدهم دوراً مختلفاً عن وظيفته في الشركة لأنه ببساطه يبدع فيه. في النهاية لاتترك مشاركاً على طاولة الاجتماع لايعرف ماهو دوره في كل ماتم مناقشته.